Kesä lähestyy, ja monelle yrittäjälle se tarkoittaa ansaittua hengähdystaukoa kiireisen kevään jälkeen. Ennen kuin laitat sähköpostiin lomavastauksen ja vaihdat työpäivät mökkimaisemiin, kannattaa kuitenkin varmistaa, että yrityksen taloushallinto on kunnossa myös lomakauden aikana.
Hyvin suunniteltu taloushallinto auttaa välttämään turhaa stressiä, myöhästyneitä maksuja ja ikäviä yllätyksiä kesän aikana. Kun laskutus, palkat, verot ja kirjanpitoaineisto on hoidettu ajoissa, voit nauttia lomasta rauhallisemmin mielin.
1. Hoida laskutus ajoissa
Ennen lomaa kannattaa käydä läpi kaikki avoimet työt, projektit ja toimitukset, joista lasku tulisi lähettää asiakkaalle. Jos laskutus jää odottamaan loman jälkeistä aikaa, myös maksut siirtyvät myöhemmäksi. Tämä voi vaikuttaa suoraan yrityksen kassavirtaan.
Tarkista ainakin nämä:
- Onko kaikki tehdyt työt laskutettu?
- Onko laskuissa oikeat tiedot ja eräpäivät?
- Onko asiakkailla avoimia tai myöhässä olevia maksuja?
- Tarvitseeko jollekin asiakkaalle lähettää maksumuistutus?
Kesä voi olla monilla toimialoilla hiljaisempaa aikaa, joten kassavirran ennakointi on erityisen tärkeää. Mitä paremmin laskutus on hoidettu ennen lomaa, sitä varmemmin yrityksen arki jatkuu sujuvasti myös kesän jälkeen.
2. Tarkista ostolaskut ja eräpäivät
Laskut eivät valitettavasti jää lomalle, vaikka yrittäjä jäisikin. Siksi ennen lomaa on hyvä tarkistaa kaikki saapuneet ostolaskut ja niiden eräpäivät.
Jos tiedät olevasi poissa pidempään, varmista, että laskujen hyväksyntä ja maksaminen onnistuu myös poissaolosi aikana. Voit esimerkiksi sopia kirjanpitäjän tai taloushallinnon kumppanin kanssa, miten ostolaskuja käsitellään lomakauden aikana.
Näin vältät turhat viivästyskulut ja varmistat, että yrityksen maksuliikenne pysyy hallinnassa.
3. Toimita kirjanpitoaineisto ajoissa
Kirjanpitäjän työ helpottuu huomattavasti, kun tarvittavat aineistot toimitetaan ajoissa ennen lomakautta. Samalla varmistat, että kirjanpito ei ruuhkaudu kesän aikana tai heti loman jälkeen.
Ennen lomaa kannattaa toimittaa esimerkiksi:
- kuitit ja tositteet
- myynti- ja ostolaskut
- tiliotteet
- matka- ja kululaskut
- palkkatiedot
- mahdolliset sopimukset tai muut kirjanpitoon vaikuttavat dokumentit
Kun aineisto on ajan tasalla, yrityksen taloustilanne pysyy selkeänä myös silloin, kun itse olet lomalla.
4. Varmista palkanmaksun aikataulut
Jos yritykselläsi on työntekijöitä, palkanmaksu on yksi tärkeimmistä asioista, joka täytyy hoitaa myös lomakauden aikana. Kesällä mukana voi olla myös kesätyöntekijöitä, jolloin palkkoihin, työaikoihin ja mahdollisiin lomakorvauksiin liittyvät asiat on hyvä tarkistaa ajoissa.
Varmista ennen lomaa:
- palkanmaksupäivät
- työntekijöiden tunti- tai kuukausipalkkatiedot
- mahdolliset lomarahat ja lomakorvaukset
- verokorttitiedot
- poissaolot, lomat ja työaikakirjaukset
Palkanmaksuun liittyvät virheet voivat aiheuttaa nopeasti huolta sekä työnantajalle että työntekijälle. Siksi niiden ennakointi kannattaa.
5. Muista verot ja viranomaismaksut
Yrityksen veroihin ja muihin viranomaismaksuihin liittyvät määräpäivät eivät siirry sen mukaan, milloin yrittäjä on lomalla. Arvonlisävero, työnantajasuoritukset ja ennakkoverot on hyvä tarkistaa hyvissä ajoin ennen lomaa.
Tee itsellesi selkeä lista tulevista maksuista ja määräpäivistä. Näin voit varmistaa, että kaikki tarvittava on maksettu ajallaan eikä lomaltapaluun jälkeen odota ikäviä yllätyksiä.
6. Tarkista yrityksen kassatilanne
Ennen lomaa kannattaa pysähtyä hetkeksi katsomaan yrityksen kassatilannetta. Onko tilillä riittävästi rahaa tuleviin maksuihin? Milloin seuraavat asiakasmaksut ovat tulossa? Onko kesälle odotettavissa tavallista hiljaisempi myyntijakso?
Hyvä kassavirran suunnittelu auttaa tekemään parempia päätöksiä. Jos tiedät jo etukäteen, että kesäkuukaudet ovat rauhallisempia, voit varautua siihen ajoissa esimerkiksi aikaistamalla laskutusta tai tarkistamalla kulurakennetta.
7. Sovi vastuut poissaolosi ajaksi
Jos yrityksen taloushallinto vaatii toimenpiteitä lomasi aikana, on tärkeää sopia etukäteen, kuka hoitaa mitäkin.
Päätä esimerkiksi:
- kuka hyväksyy ostolaskut
- kuka vastaa kiireellisiin taloushallinnon kysymyksiin
- kuka toimittaa tarvittavat tiedot kirjanpitäjälle
- miten mahdolliset poikkeustilanteet hoidetaan
Kun vastuut ovat selvät, loman aikana ei tarvitse jatkuvasti tarkistaa sähköposteja tai huolehtia keskeneräisistä asioista.
8. Hyödynnä asiantuntijan apua
Taloushallinto on yksi niistä asioista, joissa ennakointi kannattaa. Kun yrityksen kirjanpito, laskutus, palkat ja viranomaisvelvoitteet ovat osaavissa käsissä, yrittäjän on helpompi keskittyä olennaiseen – myös silloin, kun on aika levätä.
Nordic C-Management auttaa yrityksiä taloushallinnon, kirjanpidon, palkanlaskennan ja asiantuntijapalveluiden kanssa. Meidän avullamme voit varmistaa, että yrityksesi talous pysyy hallinnassa myös lomakauden aikana.
Yhteenveto: taloushallinto kuntoon ennen lomaa
Ennen kesälomaa yrittäjän kannattaa varmistaa ainakin nämä asiat:
- laskut on lähetetty ajoissa
- ostolaskut ja eräpäivät on tarkistettu
- kirjanpitoaineisto on toimitettu
- palkat ja lomakorvaukset on huomioitu
- verot ja viranomaismaksut ovat hallinnassa
- kassavirta on tarkistettu
- vastuut on sovittu poissaolon ajaksi
Kun nämä asiat ovat kunnossa, voit lähteä lomalle huomattavasti kevyemmin mielin.
Tarvitsetko apua yrityksesi taloushallinnon suunnitteluun ennen kesää?
Ota yhteyttä Nordic C-Managementiin – autamme pitämään yrityksesi talouden hallinnassa myös lomakauden aikana!